Полная материальная ответственность работника

Чтобы установить в компании полную материальную ответственность, нужно:

определить, что такое материальная ответственность и какая она бывает;
выяснить, когда устанавливать полную материальную ответственность не обязательно;
разграничить индивидуальную и коллективную материальную ответственность;
закрепить материальную ответственность в локальных актах;
выбрать материально ответственных сотрудников;
заключить договоры о полной материальной ответственности;
предусмотреть обязательные положения в договоре;
учесть особенности для отдельных сотрудников;
заменить материально ответственное лицо при необходимости.


Шаг 1. Определить, что такое материальная ответственность и какая она бывает

Материальная ответственность – обязанность работника возместить прямой действительный ущерб, который он причинил работодателю.

С работника нельзя взыскать неполученные доходы или упущенную выгоду.

Такие правила установила статья 238 ТК.
Есть два вида материальной ответственности работника: ограниченная и полная.

1. Ограниченная материальная ответственность работника — наступает по общему правилу, если сотрудник не несет полную материальную ответственность.

Сотрудник возмещает ущерб организации только в пределах своего среднего месячного заработка (ст. 241 ТК).

Руководитель организации выносит распоряжение, на основании которого взыскивают ущерб. Издать распоряжение можно в течение одного месяца со дня, как окончательно установили размер ущерба. Если этот срок истек, то работодатель должен обратиться в суд.

С согласия работодателя сотрудник вправе передать равноценную вещь или исправить поврежденное имущество.

Эти и иные правила, по которым с работника можно взыскать ущерб, установила статья 248 ТК.

Работодатель не вправе забирать ежемесячно более 20 процентов заработной платы, которая осталась после удержания налогов (ст. 138 ТК, письмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852).

Если ущерб больше или равен среднему заработку, то взыскивать ущерб придется пять месяцев.

2. Полная материальная ответственность работника — наступает только при определенных условиях.

Сотрудник возмещает ущерб организации в полном размере (ст. 242 ТК).

Полная материальная ответственность работника может быть индивидуальная и коллективная.

Шаг 2. Выяснить, когда устанавливать полную материальную ответственность не обязательно

Ответственность наступает, когда работник подписал договор о полной материальной ответственности (п. 2 ст. 243, ст. 244 ТК). Заключить такой договор можно только с совершеннолетними лицами, которые непосредственно обслуживают или используют ценности и иное имущество. Перечни работ и категорий работников, с которыми можно заключить договор о полной материальной ответственности, в специальном перечне утвердил Минтруд постановлением от 31.12.2002 № 85 (далее – постановление № 85). Например, с кассиром, товароведом, заведующим складом.

Есть еще восемь случаев, когда ответственность наступает независимо от того, заключили с сотрудником договор или нет.

Случай 1. Ответственность предусмотрена в федеральном законе или Трудовом кодексе (п. 1 ст. 243 ТК)

Федеральный закон или Трудовой кодекс могут возложить полную материальную ответственность на работника за ущерб, который он причинил, когда исполнял свои трудовые обязанности.

Случай 2. Недостача однажды полученных ценностей (п. 2 ст. 243 ТК)

Ответственность наступит, если работник допустил недостачу ценностей, которые ему вручили на основании разового документа. Например, расписки или доверенности на получение определенных ценностей.

В обеих ситуациях работник выполняет срочное, разовое поручение, которое не входит в его должностные обязанности. Например, секретарь принимает товар, поскольку товаровед заболел.

Случай 3. Работник умышленно причинил вред, но к уголовной или административной ответственности не привлечен (п. 3 ст. 243 ТК)

Ответственность наступит, если работник знал о негативных последствиях, которые наступят, и желал, чтобы они наступили, или относился к ним безразлично. При этом нужно установить причинно-следственную связь между умышленными действиями работника и наступившими последствиями для работодателя.

Случай 4. Работник причинил ущерб, когда находился в алкогольном, наркотическом или токсическом опьянении (п. 4 ст. 243 ТК)

Работодатель составляет приказ об отстранении сотрудника от работы и направляет его на медицинское освидетельствование.

Случай 5. Работник причинил ущерб преступлением (п. 5 ст. 243 ТК)

Взыскать ущерб удастся, только если преступление подтвердит вступивший в силу обвинительный приговор суда (п. 11 постановления Пленума Верховного суда от 16.11.2006 № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю»; далее – постановление № 52).

Случай 6. Работник причинил ущерб правонарушением (п. 6 ст. 243 ТК)

Взыскать ущерб удастся, только если правонарушение подтвердит вступившее в силу постановление о назначении наказания, которое вынесли суд, должностное лицо, госорган (п. 12 постановления № 52).

Случай 7. Работник разгласил сведения, которые составляют охраняемую законом тайну (п. 7 ст. 243 ТК)

Закон охраняет различные виды тайн, например, государственную, банковскую, адвокатскую.

Для работодателя важно, чтобы сотрудник сохранил коммерческую тайну.

Чтобы иметь возможность привлечь к ответственности, нужно создать систему по охране коммерческой тайны. Для этого необходимо:

издать положение о коммерческой тайне;
ознакомить сотрудников с положением;
утвердить перечень сведений, которые составляют коммерческую тайну;
внести изменения в трудовые и гражданско-правовые договоры и должностные инструкции.

Случай 8. Работник причинил ущерб, когда не выполнял трудовые обязанности (п. 8 ст. 243 ТК)

Ответственность наступит, если работник в личных целях не при исполнении трудовых обязанностей использовал и повредил имущество работодателя.

Нельзя взыскать с работника ущерб, если он возник по четырем причинам (ст. 239 ТК).

1. Обстоятельства непреодолимой силы.

Пример непреодолимой силы
На парковке в результате наводнения автомобиль затопило. Работник не мог поставить автомобиль в гараж.


2. Нормальный хозяйственный риск.

Пример нормального хозяйственного риска
Сломался старый отечественный автомобиль с большим пробегом, на котором водитель ездит по плохим деревенским дорогам.


3. Крайняя необходимость или необходимая оборона.

Пример крайней необходимости
Водитель повредил автомобиль работодателя, когда пытался увернуться от пешехода, который выбежал на дорогу.

Пример необходимой обороны
Охранник повредил имущество, когда защищал его от грабителей.


4. Работодатель не обеспечил надлежащих условий, чтобы сохранить имущество, которое передал работнику.

Пример, когда работодатель не обеспечил охрану материальных ценностей
Склад с ценностями закрывается на обычный замок. Работодатель не принял нормальных мер, чтобы сохранить имущество: нет охранника, нет видеонаблюдения, нет сигнализации.


Доказывать отсутствие обстоятельств, которые исключают материальную ответственность работника, должен работодатель (п. 4 постановления № 52).

Кроме того, сотрудников моложе 18 лет можно привлечь к полной материальной ответственности в исключительных случаях. Взыскать полную сумму ущерба с несовершеннолетнего можно, только если он причинил ущерб:

  • умышленно;
  • в состоянии алкогольного, наркотического, токсического опьянения;
  • в результате преступления или правонарушения.

Так установила часть 3 статьи 242 ТК и разъяснил Верховный суд в пункте 10 постановления Пленума от 28.01.2014 № 1.

Шаг 3. Разграничить полную индивидуальную и коллективную материальную ответственность

Индивидуальную ответственность работник несет персонально в полном размере за весь ущерб. Коллективную ответственность сотрудники несут совместно в размере, который определяют для каждого отдельного работника.

Коллективная или бригадная материальная ответственность наступает при одновременном соблюдении трех условий (ч. 1 ст. 245 ТК).

1. Сотрудники выполняют совместно работу, которая связана с хранением, обработкой, продажей, отпуском, перевозкой, применением или иным использованием переданных им ценностей.

2. Невозможно разграничить ответственность каждого из сотрудников за сохранность имущества.

3. Работодатель заключил письменный договор о коллективной или бригадной материальной ответственности за причинение ущерба со всеми членами коллектива или бригады.

Сумма компенсации с каждого работника при полной коллективной ответственности зависит от того, добровольно или через суд сотрудники возмещают ущерб.

1. Работники готовы возместить ущерб добровольно.

Размер зависит от степени вины конкретного работника. Вину определяют члены коллектива и работодатель в соглашении.

2. Работодатель обратился в суд.

Если стороны не пришли к соглашению, то работодатель обращается в суд. В этом случае вину каждого члена коллектива определяет суд с учетом:

степени вины сотрудника;
размера зарплаты сотрудника – ущерб высчитывают пропорционально месячной тарифной ставке или должностному окладу;
времени фактической работы сотрудника в составе коллектива за период от последней инвентаризации до дня, когда обнаружили ущерб.
Такой порядок установили в части 4 статьи 245 ТК и пункте 14 постановления № 52.

Сотрудник может вовсе избежать материальной ответственности, если докажет отсутствие своей вины (ч. 3 ст. 245 ТК).
Договор о коллективной или бригадной материальной ответственности за причинение ущерба заключают:

письменно;
со всеми членами коллектива или бригады;
при условии, что работы входят в специальный перечень работ, в отношении которых можно ввести коллективную ответственность за недостачу, утвержденный постановлением № 85.
Типовую форму такого договора рекомендует Минтруд в приложении № 4 к постановлению № 85.

Работодатель вправе не выдавать экземпляр договора о полной коллективной материальной ответственности каждому сотруднику, а может ограничиться копией.

Обоснование
Минтруд в пункте 16 типовой формы договора о коллективной ответственности указал, что договор составляют в двух экземплярах. Один из них находится у работодателя, а второй – у руководителя коллектива или бригады.

Можно сделать вывод, что работодатель не обязан выдавать экземпляр договора каждому работнику. При этом работодатель должен по запросу сотрудника представить копию любого документа, который связан с работой (ст. 62 ТК).


Шаг 4. Закрепить материальную ответственность в локальных актах

Правила о полной материальной ответственности можно закрепить в следующих документах:

в положении о материально ответственных лицах;
должностной инструкции;
приказе.
Работодатель вправе утвердить положение о материально ответственных лицах как локальный нормативный акт (ст. 8 ТК). Цель документа – установить правила, которые применяются в отношении материально ответственных лиц.

Типовой формы документа закон не предусмотрел, поэтому положение составляют в произвольной форме. Например, можно включить следующую информацию:

понятие и виды материальной ответственности, которые есть в организации;
условия, при которых наступает ответственность;
правила, по которым определяют размер ущерба;
порядок возмещения ущерба.
В качестве приложений можно указать типовые формы договоров о материальной ответственности (индивидуальной, бригадной).
В должностной инструкции стоит предусмотреть ответственность за причинение материального ущерба. Например, в должностной инструкции кассира.

При этом условия о полной материальной ответственности в должностной инструкции не будут иметь юридической силы, если не заключили отдельный договор о полной материальной ответственности (ст. 244 ТК).
В зависимости от конкретных обстоятельств можно составить три вида приказа.

1. Одного сотрудника назначают материально ответственным лицом.

Сотрудник раньше работал на другой должности или просто не был материально ответственным лицом. Смотрите образец приказа.

2. Группу сотрудников назначают материально ответственными лицами, когда каждый несет индивидуальную ответственность.

Раньше в компании не заключали договоры о полной материальной ответственности. Руководитель принял решение заключить договоры сразу с группой сотрудников. Смотрите образец приказа.

3. Коллективу устанавливают коллективную ответственность.

Сформировали новую группу работников, ответственность которых невозможно разграничить. Смотрите образец приказа.


Шаг 5. Выбрать материально ответственных сотрудников

Материально ответственные лица – сотрудники, с которыми заключили договоры о полной материальной ответственности. Следовательно, материально ответственным лицом может быть только сотрудник, с которым работодатель вправе заключить договор о полной материальной ответственности.

Заключить договор о полной материальной ответственности можно только с сотрудниками, которые есть в специальном перечне, утвержденном постановлением № 85. Например, можно заключить договор с кассиром, товароведом, заведующим складом.
Указать на материально ответственное лицо можно приказом. В нем нужно дать поручение заключить договор о полной материальной ответственности.


Шаг 6. Заключить договоры о полной материальной ответственности

По общему правилу установить полную материальную ответственность можно только в отдельном письменном договоре о полной материальной ответственности (п. 2 ст. 243, ст. 244 ТК).

Обоснование
Условия о полной материальной ответственности не будут иметь юридической силы, если не заключили специальный письменный договор о полной материальной ответственности (п. 2 ст. 243, ст. 244 ТК). Без этого договора сотрудник будет нести ответственность за причиненный ущерб только на общих основаниях (ст. 242 и 243 ТК).

Есть два исключения, когда сотрудники несут ответственность, даже если не заключали договор о полной материальной ответственности.

1. Руководитель организации.

Полная материальная ответственность возложена на него законом (ст. 277 ТК). Руководитель отвечает независимо от того, заключили или нет договор о полной материальной ответственности (п. 9 постановления № 52).

2. Заместитель руководителя организации и главный бухгалтер.

Если хотите, чтобы заместитель руководителя или главный бухгалтер нес полную материальную ответственность, то условие об этом нужно предусматривать прямо в трудовом договоре (ст. 243 ТК, п. 10 постановления № 52).


Шаг 7. Предусмотреть обязательные положения в договоре

Чтобы заключить договор, можно воспользоваться типовой формой, которую утвердил Минтруд постановлением № 85 (далее – Типовая форма договора). За основу можно взять эту форму и изменить или дополнить необходимыми положениями.

В договоре нужно предусмотреть.

1. Обязанности сторон.

Минтруд в пунктах 1 и 2 Типовой формы договора рекомендовал общие обязанности для работника и работодателя. Например, сотрудник должен участвовать в инвентаризации, а работодатель создавать условия для сохранности имущества. Можно детализировать рекомендованные обязанности или включить свои.

Пример иных обязанностей работника, которые не предусмотрел типовой договор
1. Не разглашать третьим лицам информацию об операциях с вверенными Работнику материальными ценностями, а также о системах охраны склада.

2. Знакомиться с предоставляемой Работодателем информацией об известных мошеннических схемах, применяемых покупателями во время оформления продажи товара на кассе, и учитывать ее в работе в целях их своевременного распознавания и предотвращения правонарушений.

Пример иных обязанностей работодателя, которые не предусмотрел типовой договор
1. Создавать Работнику условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения полной сохранности вверенного ему имущества:

установить на складе кондиционеры, которые поддерживают температурный режим, необходимый для сохранности товара;
оборудовать склад системой сигнализации;
поставить в оконных проемах склада металлические решетки;
установить на входной группе склада три встроенных замка, ключи от которых находятся у Работника, а также у начальника отдела безопасности.
2. Знакомить Работника с известными мошенническими схемами, применяемыми покупателями во время оформления продажи товара на кассе, чтобы тот мог их своевременно распознавать и предотвращать правонарушения.

2. Ответственность.

В договоре пишут, что работник несет полную материальную ответственность. При этом есть четыре случая, когда нельзя привлечь к материальной ответственности работника, несмотря на договор. Так, ответственность не наступит, если работник докажет, что ущерб причинен не по его вине.

В качестве ответственности нельзя указать конкретную сумму. Закон не предусматривает такой конструкции. Ответственность может быть только ограниченная по закону или полная по договору.

3. Срок действия договора.

В законе ничего не сказано про срок действия договора. При этом логично, что договор действует до тех пор, пока работник занимает материально ответственную должность.

Минтруд в пункте 5 Типовой формы договора рекомендовал указать, что договор действует на все время работы с вверенным работнику имуществом работодателя.


Шаг 8. Учесть особенности для отдельных сотрудников

1. Главный бухгалтер.

С главным бухгалтером нельзя заключить отдельный договор о полной материальной ответственности. Если хотите, чтобы главный бухгалтер нес полную материальную ответственность, то нужно включить условие об этом в трудовой договор.

Обоснование 
Главный бухгалтер не выступает материально ответственным лицом, поскольку не работает с деньгами или товарами напрямую. Должность главного бухгалтера не входит в перечень сотрудников, с которыми можно заключать договоры о полной материальной ответственности, утвержденный постановлением № 85.

При этом полную материальную ответственность главного бухгалтера можно установить в трудовом договоре (ч. 2 ст. 243 ТК, п. 10 постановления № 52).

2. Бухгалтер.

Отдельно с бухгалтером нельзя заключить договор о полной материальной ответственности.

Обоснование
Бухгалтер не выступает материально ответственным лицом, поскольку не работает с деньгами или товарами напрямую. Должность бухгалтера не входит в перечень сотрудников, с которыми можно заключать договоры о полной материальной ответственности, утвержденный постановлением № 85.

Если бухгалтер ведет кассовые операции, то можно заключить договор о полной материальной ответственности с бухгалтером-кассиром.

Обоснование 
Бухгалтер может проводить кассовые операции (п. 4.2 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). Должность кассира входит в перечень, утвержденный постановлением № 85. Сотрудник будет нести полную ответственность как кассир и ограниченную ответственность как бухгалтер.

3. Водитель-экспедитор.

Отдельно с водителем нельзя заключить договор о полной материальной ответственности, так как его должности нет в перечне, утвержденном постановлением № 85.

Если водитель выполняет работу экспедитора, то можно заключить договор с водителем-экспедитором. Должность экспедитора входит в перечень сотрудников, с которыми можно заключать договоры о полной материальной ответственности, утвержденный постановлением № 85. Такой сотрудник будет нести полную ответственность как экспедитор за вверенный груз и ограниченную ответственность какводитель за автомобиль.
Даже если заключить договор, водитель компенсирует ущерб за автомобиль только в размере среднего заработка. Исключение: случаи, когда водитель должен компенсировать ущерб без договора, например, разбил машину умышленно или в пьяном состоянии.

Так, суд отказал работодателю во взыскании полного размера ущерба с водителя за машину. Договор о полной материальной ответственности с водителем-экспедитором не может заключаться в отношении транспортного средства, на котором перевозят груз. Автомобиль – не ценность, которую передали водителю для транспортировки, а материально-техническое средство, необходимое для исполнения трудовой функции водителя (апелляционное определение Свердловского областного суда от 24.08.2018 по делу № 33-14835/2018).

4. Кассир.

Должность кассира входит в перечень сотрудников, с которыми можно заключать договоры о полной материальной ответственности, утвержденный постановлением № 85. Поэтому с кассиром можно заключить такой договор.

Если кассир отказывается подписать договор, то это можно рассматривать как неисполнение должностных обязанностей. За отказ можно уволить или применить другое дисциплинарное взыскание (ст. 192 ТК). Есть два условия.

1. О полной материальной ответственности договорились заранее, например, на собеседовании.

2. Основная трудовая функция работника – обслуживать материальные ценности. То есть вы изначально приняли на работу сотрудника на должность кассира, а не предложили, например, бухгалтеру или администратору совмещать функции кассира.

Так разъяснил Верховный суд в пункте 36 постановления Пленума от 17.03.2004 № 2.

5. Продавец.

Должность продавца входит в перечень сотрудников, с которыми можно заключать договоры о полной материальной ответственности, утвержденный постановлением № 85. Поэтому с продавцом можно заключить такой договор.


Шаг 9. Заменить материально ответственное лицо при необходимости

Чтобы поменять материально ответственное лицо, нужно проводить инвентаризацию.

Обоснование 
Об этом сказано в пункте 3 статьи 11 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, пункте 1.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина от 13.06.1995 № 49, пункте 22 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н, пункте 27 положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н.

Материально ответственное лицо уходит в отпуск. Как оформить передачу и нужно ли делать инвентаризацию?

Если материально ответственное лицо уходит в отпуск, то передать имущество можно за три шага.

Шаг 1. Провести инвентаризацию.

Нужно оформить результаты инвентаризации в акте. Смотрите образец акта инвентаризации наличных денежных средств при смене кассира.

Шаг 2. Назначить новое материально ответственное лицо.

Стоит оформить приказ о назначении материально ответственным лицом нового сотрудника на время отпуска основного работника. Смотрите образец приказа о назначении нового кассира на время отпуска.

Шаг 3. Заключить договор с новым материально ответственным лицом.

Нужно заключить новый договор о полной индивидуальной материальной ответственности, даже если замещающий сотрудник уже заключал подобный договор в рамках своей основной должности.

Материально ответственное лицо увольняется или переходит на другую должность. Как оформить передачу и нужно ли делать инвентаризацию?

Если материально ответственное лицо увольняется, то оформить передачу можно за четыре шага.

Шаг 1. Провести инвентаризацию.

Нужно оформить результаты инвентаризации в акте. Смотрите образец акта инвентаризации наличных денежных средств при смене кассира.

Шаг 2. Назначить новое материально ответственное лицо.

Стоит оформить приказ о назначении материально ответственным лицом нового сотрудника. Смотрите образец приказа о назначении материально ответственного лица.

Шаг 3. Подписать соглашение о расторжении договора.

Если сотрудник остается в организации, но перестает быть материально ответственным лицом, стоит заключить соглашение о расторжении договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

Шаг 4. Заключить договор с новым материально ответственным лицом.

Нужно заключить новый договор о полной индивидуальной материальной ответственности.


 

Читайте также

Нужна консультация юриста?

Оставьте заявку прямо сейчас и я помогу найти решение Вашей проблемы!
Нажимая на кнопку "Отправить сообщение" я соглашаюсь с Политикой в отношении обработки персональных данных